1_ 件名は具体的に

相手は忙しい毎日を過ごしているとイメージしましょう。メールを送っても、必ず読んでもらえるとは限りません。それが、こちらの都合で相手の時間を使わないメールのよさでもあります。そのうえで、確実に読んでもらうためには、件名は用件を分かりやすく具体的に書きましょう。

2_ 要点を簡潔に

メールでは、最低限の挨拶を済ませた後、すぐに用件を切り出すようにします。手紙ではマナーとなっている「拝啓～敬具」や「寒冷の候、貴社ますます……」といった時候の挨拶は必要ありません。言葉遣いに気を付けるのはもちろんですが、回りくどい言い回しは避け、要点を簡潔にまとめた文章を書くように心掛けましょう。

メールの書き方例

• ①一度送信ボタンを押すと取り消せない。送信する前に、もう一度見直して誤字・脱字がないかチェックする。
• ②自分の名前（例：希望 香奈江）
• ③送信先のメールアドレスが間違っていないかしっかり確認する。
• ④「CC」には情報を共有するため「宛先人」以外のアドレスを入れる（宛先人は、ほかに誰に送信したか分かる）。
• ⑤「BCC」では、宛先人はほかに誰に送信したか分からない。
• ⑥件名は、分かりやすく具体的に。タイトルを見ただけで内容の予測がつくようにする。
  ○セミナーの時期について質問です
  ○未着資料確認のお願い
  ○OB（OG）訪問のお礼
  ×お願い
  ×質問があります
  ×お礼
• ⑦名前が分かっている場合は「○○様」とする。
• ⑧「拝啓（敬具）」や時候の挨拶は省略して、自己紹介など最低限の挨拶にとどめて本題へ。
• ⑨大学院修士課程の場合、大学院工学研究科基盤工学専攻修士課程△△コース□年
• ⑩仮名、漢字は全角で入力。英数字は半角で入力。記号や半角カナは、文字化けすることがあるので使用しないこと。また、絵文字や顔文字もビジネスの場では使用しないのが常識だ。
• ⑪依頼内容や質問は分かりやすく書く。
• ⑫メールでは、エントリーシートや履歴書などのように文章の頭を1字下げることはしません。その代わり、適当なところで1行空けて読みやすくするのが一般的です。
• ⑬1行の文字数は30〜35文字くらいが読みやすい。
• ⑭最後に「大学名・学群・専攻、名前、メールアドレス、住所、電話番号」を付記しておく。普段プライベートで使用している自動署名がある場合は、就職活動用に変えておこう。