1_ 直通の場合と代表番号の場合

多くの企業では学生との連絡用に直通番号を設置していますから、担当部署にそのままつながることが多いでしょう。もし、連絡先が代表番号の場合は、受付か総務部門につながることがあります。この場合は担当部署への取り次ぎを依頼することになります。あらかじめホームページなどで担当部署名を確認しておきましょう。

2_ 相手が不在の場合

電話をした相手が不在の場合は、相手がいつ戻る予定であるかを確認したうえで、判断しましょう。具体的には「後ほど自分から再度電話する」「相手の都合のよい時間に折り返し電話をかけてもらう」「電話に出た人に要件のメモを渡していただく」などがあります。特に緊急でもなく、自分の都合だけを優先した依頼は失礼です。しかし、相手が急いでいることが分かっている場合や、相手の要請で電話をしたような場合は、折り返しの電話を依頼しても失礼にはあたりません。

3_ 用件を整理してからかける

電話が相手につながったら、まずは「今、少々お時間をいただいてよろしいでしょうか？」などと相手への気遣いを示しましょう。電話はメールとは異なり、相手は多少忙しくても応対してくれている可能性もあるからです。

こうした点も踏まえて、電話ではなるべく要領よく、手短に、内容を伝えたいものです。また、なんのために電話をしたのか、目的を始めに伝えると相手も話を理解しやすいでしょう。

何を言えばよいのか、緊張で失念してしまうことのないように、電話をする前には言いたいことを整理しておきましょう。内容を箇条書きにしたメモを手元に置いておけば、焦らずに落ち着いて話せます。もちろん、メモの流れに沿って話が進むとは限りませんが、事前に練習しておくと、慌てずに会話ができます。

4_ 時間帯をチェック

企業への電話は勤務時間内に話が終わるようにしましょう。また、12:00～13:00の昼食時は外すのがマナーです。ただし、留守番電話に企業からメッセージが残っていたなど、企業からの要請で折り返し電話をする場合は、少し遅くなっても電話をしてみるか、または、事情で常識的な時間に折り返しできなかったことをメールで連絡するとよいでしょう。

1_ 電話がつながったら

「わたくし、高知工科大学の希望香奈江と申します。会社説明会についてお伺いしたいのですが、ご担当の方はいらっしゃいますか」と、用件を簡単に説明します。自分のプロフィールと電話をした目的を分かりやすく伝えることが大切です。

2_ 担当者が電話に出たら

「お忙しいところ恐れ入ります」と切り出せば、流れがスムーズです。「今、少しお時間をいただいてもよろしいでしょうか」と確認するとより丁寧です。いきなり用件を話し始めると、唐突すぎるうえ、乱暴な印象を与えます。面識のある人には、「先日はありがとうございました」とつなげます。

3_ 何かお願いをする場合

例えば、会社説明会について教えてほしい場合は「恐れ入りますが、〇月〇日に参加させていただくことになっている会社説明会について、何時ごろの終了を予定されているか、教えていただけませんでしょうか」と、丁寧に話を進めましょう。

4_ 承知してもらえたら

「ありがとうございます」とお礼を述べ、「当日はどうぞよろしくお願いいたします」と加えること。このお礼は、忙しいときに電話に対応してくれたこと、そして依頼としての問い合わせに答えてくれたことへのお礼です。ですから、なんらかの事情で先方が答えられない場合もお礼は必要です。日時などは復唱して確認するようにしましょう。こうすることで、自分が情報を確認することはもちろん、相手にも安心感を持ってもらえます。

5_ 用件をすべて伝えた後で

もう一度「お忙しいところありがとうございました」とお礼を言ってから、「では失礼いたします」と締めくくって、相手が電話を切ったのを確認してから電話を切りましょう。