Lesson4
Eメールの書き方
Eメールには、手紙やハガキと異なるマナーがあります。よく注意して書きましょう。
1Eメールを使う
ビジネスの世界では、Eメールに関してさまざまなルールやマナーがあります。今からきちんとしたマナーを身に付けて上手に活用し、就職活動の武器にしましょう。
ただし、何から何までEメールで済ませようとするのは考えものです。手書きで丁寧に時間をかけて書いた手紙が相手に好印象を与える場合もありますので、両方を使い分けるとよいでしょう。
2Eメールを書く
Eメールには、手紙と異なったデジタルツール特有のマナーや作成のコツがあります。下記のポイントと実例で示した注意点をよく読んで作成しましょう。
（1）件名は具体的に
Eメールを送っても、相手に必ず読んでもらえるとは限りません。忙しいときや未読メールがたまっているときなどは、件名を見て重要と思われるものだけに目を通し、それ以外は読み飛ばすか適当に読み流してしまいがちです。件名は用件を分かりやすく具体的に書くようにして、少しでも早く確実に読んでもらえるようにしましょう。
（2）要点を簡潔に
Eメールでは、最低限の挨拶を済ませた後、すぐに用件を切り出すようにします。手紙ではマナーとなっている「拝啓～敬具」や「寒冷の候、貴社ますます…」といった時候の挨拶は必要ありません。言葉遣いに気を付けるのはもちろんですが、回りくどい言い回しは避け、要点を簡潔にまとめた文章を書くように心掛けましょう。
3お礼のメールを送る
Eメールで請求した資料が届いたり、会社説明会などの案内がEメールで返信されてきたときには、お礼のEメールを送るとよいでしょう。採用に結び付くかどうかは別にしても、印象に残っているという人事担当者も多いようです。お礼の言葉とともに、さりげなく自分をPRすることもできます。どうしてこの業界に興味があるのか、なぜ資料請求をしたのかなど、一言付け加えるだけでも印象が違ってくるものです。
また、OB・OG訪問をしたときなど、Eメールでお礼の気持ちを伝えることもできます。手紙と違って、Eメールなら会った当日に送ることができます。ただし、事前にEメールで連絡を取ってもよいかどうか確認しておくのが礼儀です。
■Eメールの書き方例
- ①一度送信ボタンを押すと取り消せない。送信する前に、もう一度見直して誤字・脱字がないかチェックする。
- ②自分の氏名が表示されるよう設定する。
- ③送信先のメールアドレスが間違っていないか確認する。
- ④「CC」には情報を共有する「宛先人」以外のアドレスを入れる（宛先人は、ほかに誰に送信したか分かる）。
- ⑤「BCC」では、宛先人はほかに誰に送信したか分からない。
- ⑥件名は、分かりやすく具体的に。タイトルを見ただけで内容の予測がつくようにする。
○資料送付のお願い
○セミナーの時期について質問です
○未着資料確認のお願い
○OB（OG）訪問のお礼
×お願い
×質問があります
×お礼 - ⑦大学名と氏名（フルネーム）を記載しましょう。
- ⑧名前が分かっている場合は「○○様」とする。
- ⑨「拝啓（敬具）」や時候の挨拶は省略して、自己紹介など最低限の挨拶にとどめて本題へ。
- ⑩大学院修士課程の場合大学院工学研究科基盤工学専攻修士課程△△コース□□年
- ⑪適当なところで1行空けると、読みやすくなる。
- ⑫仮名、漢字は全角で入力。英数字は半角で入力。記号や半角カナは、文字化けすることがあるので使用しないこと。また、絵文字や顔文字もビジネスの場では使用しないのが常識だ。
- ⑬依頼内容や質問は分かりやすく書く。
- ⑭1行の文字数は30～35文字くらいが読みやすい。
- ⑮最後に「学校名・学群・専攻、名前、Eメールアドレス、住所、電話番号」を付記しておく。普段プライベートで使用している自動署名がある場合は、就職活動用に変えておこう。
- ※エントリーシート・履歴書などの手書き文書を作成する場合には、文章の行頭は1字下げて統一しましょう。ただし、Eメール文章などWeb上での文章作成の場合には、1字下げをする代わりに段落の判別がしやすい1行空けなどで対応するケースもあります。Eメール文章作成の際には、どの表記が相手に読みやすいのか、随時確認しながら作成するようにしましょう。
Check Point
Check Point 1
企業からのEメール連絡には
なるべく早く返信
企業の採用担当者からEメールが来たら、一両日中（なるべく早く）に返信しましょう。連絡が遅いと、送信者は通信がちゃんとされたか不安になります。検討が必要な場合は、メールを受け取り、検討する旨を連絡するとよいでしょう。
Check Point 2
ウイルスに要注意
ウイルスに感染したEメールを送るのは許されません。自分のパソコンは常にウイルスチェックをするなどして対策を講じるほか、送られてきたEメールにも十分注意しましょう。見覚えのないアドレスからのEメールを不用意に開けるのはやめましょう。
Check Point 3
絵文字、顔文字は使わない。
差出人表示も要確認！
絵文字や顔文字は、社会人あてのメールでは使わないようにしましょう。ビジネス上の相手には使用しないのが常識です。送信する前に確認しましょう。差出人表示名が自分の氏名になるように設定しましょう。メールを受信した際は「件名」と「差出人」のみ表示されています。この「差出人」が空欄やニックネームなどになっていないか確認しておきましょう。
