各種変更手続きについて(学士・院共通)

奨学金の各種変更(異動手続き)について

日本学生支援機構の奨学金に採用された後、以下の項目について変更がある場合は、学生支援課に来て必要な申請書を入手してください。
【異動手続きの例】
①学籍の変更(休学・退学・除籍・復学)
②貸与月額の変更
③奨学金の辞退
③給付奨学生の通学形態の変更
④住所変更(連帯保証人、保証人、本人以外の連絡先に指定した方)
⑤振込口座の変更
⑥改氏名(両親または本人の婚姻、離婚、養子縁組等)
⑦保証制度の変更(人的保証➡機関保証への変更)
⑧留学中の貸与継続・給付継続願
⑨編入学(他大学への編入学)

【お問合せ窓口】
香美キャンパス 学生支援課(学生食堂2階 ラウンジ事務局分室)
電話:0887-53-1181
永国寺キャンパス 学生支援課(教育研究棟A棟3階 事務局)
電話:088-821-7200

①学籍の変更

休学・退学のケースでは、教務課で手続きを取った後、必ず学生支援課にお知らせください。学生支援課への連絡が遅れた場合、奨学金の振込超過が発生し、返金手続きをとっていただくことになります。

【休学する場合】
休学中は、貸与奨学金および給付奨学金の振り込みを止めなくてはいけません。休学の届け出を教務課に行う際に、必ず学生支援課にも休学することを伝えてください。貸与・給付様式1「異動願(届)」をお渡しします。

【退学・除籍となる場合】
退学や除籍となる場合は、貸与奨学金生および給付奨学金生としての資格を喪失します。退学の申請を教務課に行った後、必ず学生支援課にも退学することを伝えてください。様式1「異動願(届)」をお渡しします。

【復学の場合】
復学をされる場合、必ず学生支援課にお知らせください。休学期間満了による復学の場合は、復学する月があらかじめわかっていますので、復学する前月の月初までに学生支援課へ申請書を提出していただく必要があります。お早目にお問合せください。

【早期卒業の場合】
学士3年生で学士課程を卒業し、本学の大学院に入学をする場合、学士課程で利用していた奨学金の貸与・給付は終了します。この場合、奨学金辞退の手続きが必要となりますので、学生支援課までご連絡ください。

【留学する場合】
留学先が、本学の協定校であって、単位互換留学をする場合は在学のままになります。その場合、留学継続願の必要はありません。休学をして、私費留学をする場合(ボランティアやワーキングホリデー含む)の場合は、奨学金の給付を止める必要があります。

②貸与月額の変更

貸与奨学金の場合、希望により月額を変更することができます。毎月提出期限があります。早めに学生支援課にご相談ください。ご希望の異動内容に対応する申請書類をお渡しします。増額・減額、保証制度により手続きが異なります。

【申請書類を取得するタイミング】
増額、減額手続きは、新しい金額を反映したい振込月の前の月の月初までに学生支援課に書類提出が完了している必要があります。そのため、前々月の下旬までには学生支援課に相談に来てください。

例)令和4年10月11日(火)の振り込みから新しく設定する金額を反映したい場合
学生支援課での書類取得:8月末頃まで
学生支援課への書類提出:9月月初まで

【増額をしたい場合】
増額を希望する方は、学生支援課で貸与総額のお見積りをいたします。そのうえで、新しい月額を決めていただきます。
・人的保証 ・・・・連帯保証人と保証人の実印、印鑑登録証明書が必要となりますので、郵送でのやりとりに日数がかかります。早めにご相談ください。
・機関保証 ・・・・成人(18才以上)の学生であれば、本人以外が記入する書類はありません。

【減額をしたい場合】
人的保証であっても、増額のように実印の押印等は必要ありません。

【貸与奨学金の月額】
貸与奨学金の月額については、こちら(日本学生支援機構ウェブサイト)をご覧ください。

(注意)
給付月額は、支援区分や通学形態により決まった金額で支払われますので、変更できません。

③奨学金の辞退

奨学金の辞退を希望する場合、毎月の締め切りがありますので、早めに学生支援課までご連絡ください。
※給付奨学金を辞退すると、高等教育の修学支援制度(国の授業料減免)も辞退となりますので、授業料が発生します。辞退をする場合はその点を考慮してください。

【年度途中で辞退する場合】
学生支援課の窓口で、様式1「異動願(届)」を受け取り、指定された日までに提出してください。

【年度末で辞退する場合】
毎年12月~1月に「継続願」の提出をスカラネットパーソナルから行っていただきますが、その際に「奨学金の継続を希望しない」を選択すると、その年度の3月で奨学金は辞退となり、貸与が終了します。

【早期卒業の場合】
学士3年生で学士課程を卒業し、本学の大学院に進学することが分かった方は、学生支援課まで申し出てください。大学院進学後は大学院生対象の奨学金がありますので、必要な方はそちらをお申込みいただきます。

④通学形態の変更(給付奨学生)

給付奨学生は、通学形態が変更となった場合、月額が変更となりますので速やかに学生支援課へご連絡ください。

【給付奨学生の通学形態の変更(自宅➡自宅外)について】
給付奨学生の方は、以下の書類を遅滞なく学生支援課へご提出ください。
① 賃貸借契約書全ページ(コピー)
② 様式35「通学形態変更届」様式35 通学形態変更届

【給付奨学生の通学形態変更(自宅外➡自宅)について】
4月、7月、10月の在籍報告の際に、スカラネットパーソナルで自宅通学に変更してください。

⑤ 奨学金振込口座の変更

奨学金の振り込み口座を変更したい場合や、学生本人の苗字がご両親の婚姻・離婚等で変わる場合に、奨学金振込口座の名義変更が必要となります。
【改氏名による口座情報変更】
様式3「改氏名届」と様式4「奨学金振込口座変更届」を学生支援課でお受け取りください。
改氏名届については、以下の項目⑥をご確認ください。

【銀行口座の変更】
様式4「奨学金振込口座変更届」を学生支援課でお受け取りください。
必要事項を記入のうえ、通帳のコピー(口座情報の印字されたページ)を添付して学生支援課に提出してください。
※銀行口座を変更する場合、新しく指定した銀行口座に奨学金の振り込みがあるまで、古い口座を閉じないようにしてください。

⑥ 改氏名

【姓(苗字)の変更】
様式3「改氏名届」のみご提出いただきます。学生支援課で様式をお渡しします。

【名の変更】
様式3「改氏名届」と以下の証明書類(いづれか1つ)を添付してください。
・「名の変更許可審判書謄本」← 改名(家庭裁判所の許可を得た場合)のみ可
・「戸籍個人事項証明(戸籍抄本)・戸籍全部事項証明書(戸籍謄本)(除籍を含む)」
・「受理証明書」(名の変更又は帰化による戸籍届出受理に限る)
・「住民票(除票又は改製原住民票を含む)」
・「運転免許証」(表・裏両面)」
・ 帰化者の身分証明書(法務局発行のもの)←改名(帰化による場合)のみ可

⑦ 保証制度の変更

貸与奨学金生は、人的保証か機関保証のいずれかを選択しています。
日本学生支援機構ウェブサイト(人的保証)ページはこうちら

日本学生支援機構ウェブサイト(機関保証)ページはこちら

【機関保証➡人的保証への変更】
変更できません。

【人的保証➡機関保証】
以下の条件を満たした場合は、人的保証から機関保証に変更が可能です。奨学金に採用されたばかりで「返還誓約書」を未提出の方と、貸与中であり既に「返還誓約書」を人的保証で提出した後とでは手続きが少し異なります。学生支援課にご相談ください。
・奨学生本人が債務整理(破産等)中または債務整理予定ではないこと。
・変更の理由が本人に責のないやむを得ない事情であること
・保証料の一括振込が可能であること。
 ※給付奨学金を併用しており、第一種奨学金が併給調整により0円であって、第二種奨学金の利用がない場合は保証料の振り込みがない場合があります。

⑧ 留学をする場合

本ページの①「学籍の変更」の「留学する場合」をご参照ください。在学したまま本学の協定校へ派遣留学(単位互換目的)をする場合や、休学して留学(ボランティア・ワーキングホリデー含む)する場合では取扱いが異なります。学生支援課へご相談ください。
※海外渡航中であっても、奨学生(給付・貸与共)には各種手続き(主にスカラネットパーソナルからの手続き)を行っていただく必要があります。出発前に説明しておかなくてはいけないことがある場合もあります。

⑨ 編入学

条件を満たした場合、他の大学に編入学する場合、現在利用している奨学金(給付・貸与)を編入先の大学で継続して利用することが可能です。他大学を受験し、合格となった場合、教務課への届け出の後、必ず学生支援課にご連絡ください。

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